Convenios y Órdenes de Compra
Un convenio es un acuerdo para venderle a un cliente institucional —una empresa, universidad o colegio— que compra por adelantado mediante órdenes de compra. Con un convenio llevas el saldo de cada orden de compra (lo que el cliente compró menos lo que ya le entregaste), fijas el precio de cada producto por orden, controlas los equipos que le prestas en comodato (como dispensadores) y registras los retiros de bidones y equipos cuando te los devuelve.
¿Qué es un convenio?
El módulo Convenios te sirve para venderle a clientes institucionales que compran por adelantado, como una universidad que contrata recargas por convenio y recibe dispensadores en préstamo. La estructura tiene tres niveles: un cliente tiene uno o más Convenios; cada convenio tiene una o más Órdenes de Compra (OC); y cada orden se va consumiendo con las ventas que le haces a ese cliente. Cada orden lleva su saldo —lo comprado menos lo entregado—, así siempre sabes cuánto le queda por recibir. Además, el convenio controla los equipos que le prestas en comodato (dispensadores, enfriadores) y registra los retiros de bidones y equipos cuando te los devuelve. Llegas al módulo desde el menú, en Convenios.
La lista de convenios
Al entrar a Convenios ves la lista de todos tus convenios. Cada tarjeta muestra el nombre del convenio, el cliente y su estado (Activo, Suspendido o Cerrado). Arriba tienes el buscador para filtrar por cliente y un filtro por estado. En la barra de arriba a la derecha están los botones Buscar orden de compra (la lupa, para encontrar una OC por su folio en todos tus convenios), Retiros Globales y Nuevo convenio. Toca una tarjeta para abrir su detalle.
Crear un convenio
Un convenio se crea siempre para un cliente. Necesitas elegir el cliente y ponerle un nombre.
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Abre Convenios
Entra a la sección Convenios desde el menú.
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Toca Nuevo convenio
El botón está arriba a la derecha (en pantallas chicas dice Nuevo).
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Elige el cliente
Toca Selecciona el cliente y búscalo. Ojo: el cliente queda fijo, no se puede cambiar después de crear el convenio.
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Ponle un nombre
Escribe un nombre que reconozcas, por ejemplo Convenio Universidad X 2026.
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Define las fechas
Elige la fecha de Inicio (viene la de hoy) y, si corresponde, una fecha de Término. El término es opcional.
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Agrega notas (opcional)
Escribe lo que quieras recordar del acuerdo, por ejemplo 600 recargas al mes o 100 dispensadores en comodato.
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Crea el convenio
Toca Crear convenio. Queda creado y entras a su detalle para agregarle órdenes de compra.
El detalle del convenio
Toca un convenio en la lista para abrir su detalle. Arriba ves su nombre, el cliente y la vigencia, el estado (Activo, Suspendido o Cerrado) y un menú (los tres puntos) para editarlo o cambiar su estado. Más abajo están sus tres secciones: Comodato, con los equipos que le prestaste y cuántos tiene el cliente en su poder; Órdenes de Compra, con cada OC, su folio, su estado y el saldo de cada producto; y Retiros, con el historial de bidones y equipos que le retiraste. Cada sección muestra los más recientes y tiene un botón para ver todos.
Crear una orden de compra
Una orden de compra (OC) es el documento con el que el cliente te compra por adelantado: define qué productos te compró, cuántos y a qué precio. Se crea dentro de un convenio.
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Abre el convenio
Entra al convenio en el que quieres registrar la orden.
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En Órdenes de Compra, toca Nueva orden
El botón está en la sección Órdenes de Compra del detalle.
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Escribe el folio
Es el número de la orden de compra del cliente, por ejemplo OC-2026-001. No puede repetirse dentro del mismo convenio.
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Pon un vencimiento (opcional)
Si la orden vence, elige la fecha. Si no, déjalo en blanco.
- 5
Agrega los productos
Toca Agregar producto y elige el que el cliente compró. Por cada producto pon la cantidad comprada, el precio de venta y el precio del repartidor. Si dejas un precio en 0, la venta usa el precio normal del cliente.
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Crea la orden
Toca Crear orden de compra. La orden queda Abierta y empieza con todo su saldo disponible.
El saldo de una orden de compra
El saldo es lo que al cliente le queda por recibir de una orden: la cantidad comprada menos la que ya le entregaste, producto por producto. En cada orden ves una barra de progreso y, por producto, cuánto llevas entregado de lo comprado (por ejemplo, 120 / 600). Mientras quede saldo, el producto muestra Saldo con lo que falta; cuando entregas todo, muestra Agotada. Cuando todos los productos de la orden quedan agotados, la orden se cierra sola. No necesitas llevar la cuenta a mano: cada venta que le haces al cliente con esa orden descuenta el saldo automáticamente.
Vender con una orden de compra
No vendes desde el convenio: vendes como siempre y le imputas la venta a una orden de compra. Funciona en venta a domicilio, pre-venta, venta en planta, punto de venta y venta en ruta del repartidor.
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Empieza la venta y elige al cliente
Crea la venta normal y selecciona al cliente que tiene el convenio.
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Selecciona la orden de compra
Si el cliente tiene órdenes abiertas con saldo, Tribizo te ofrece elegir una. Toca la orden a la que quieres cargar esta venta.
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Arma el pedido con los productos de la orden
El catálogo se filtra a los productos de esa orden, y el saldo de cada uno es el tope: no puedes vender más de lo que queda por entregar.
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Revisa el precio
El precio lo pone la orden de compra y queda bloqueado: lo ves marcado como Precio OC y no se puede editar a mano. Si la orden tiene precio 0 en un producto, se usa el precio normal del cliente.
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Finaliza la venta
Termina la venta como siempre. El saldo de la orden baja solo con lo que entregaste.
Equipos en comodato
El comodato son los equipos que le prestas al cliente sin venderlos —dispensadores, enfriadores— y que después recuperas. Cada préstamo rebaja tu stock real de la planta y queda anotado como en poder del cliente; cada devolución vuelve a sumar el equipo a tu stock.
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Abre el convenio
Entra al convenio del cliente.
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En Comodato, toca Registrar movimiento
El botón está en la sección Comodato del detalle.
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Elige Prestar o Devolver
Prestar rebaja el stock de la planta y suma al saldo del cliente. Devolver hace lo contrario: el equipo vuelve a tu stock.
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Selecciona el equipo
Elige el equipo del catálogo. Al devolver, solo aparecen los equipos que el cliente tiene prestados.
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Pon la cantidad
Escribe cuántos. El máximo es 50 por movimiento; si necesitas más, registra varios.
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Registra el movimiento
Toca Registrar préstamo o Registrar devolución. El saldo de equipos del cliente se actualiza al instante.
Registrar un retiro
Un retiro es cuando recuperas del cliente los bidones vacíos que te debe y los equipos que tiene en comodato. Lo puede hacer el repartidor desde su app o tú desde el convenio.
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Abre el retiro
Desde el panel: entra al convenio y, en la sección Retiros, toca Registrar retiro. Desde la app del repartidor: en Venta en ruta toca Retirar y elige al cliente.
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Indica los bidones a retirar
Tribizo te muestra los bidones que el cliente te debe. Pon cuántos estás retirando de cada uno.
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Indica los equipos a retirar
Si el cliente tiene equipos en comodato, pon cuántos le retiras. Aparecen los equipos de todos sus convenios activos.
- 4
Confirma el retiro
Confirma. Se descuentan las deudas de bidones, los equipos vuelven a tu stock y el retiro queda guardado. Si lo hace el repartidor, los bidones vacíos entran a su stock; si lo registras tú desde el panel, no.
Retiros Globales
Cada retiro que registras —desde un convenio o desde la app del repartidor— queda en Retiros Globales, el historial de todos los retiros de tu empresa. Lo abres con el botón Retiros Globales que está arriba en el módulo Convenios. Ahí ves quién retiró, de qué cliente, cuándo y qué bidones y equipos recuperó. Además, cada retiro aparece también dentro del historial del convenio del cliente, en su sección Retiros.
Convenios en la ficha del cliente
No necesitas entrar al módulo Convenios para ver de un vistazo cómo va un cliente: en su ficha, si tiene convenios, aparece una sección Convenios de solo lectura. Muestra cada convenio con su estado, cuántos equipos tiene en comodato y el saldo de sus órdenes de compra abiertas. Para crear o modificar algo, te dirige al menú Convenios.
Editar, suspender, cerrar o eliminar
Desde el detalle del convenio manejas su estado y sus órdenes con el menú de los tres puntos. Hay reglas para no perder historial.
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Abre el menú del convenio
En el detalle, toca los tres puntos arriba a la derecha.
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Edita o cambia el estado
Puedes Editar convenio (nombre, fechas y notas; el cliente no se cambia), Suspenderlo, Activarlo o Cerrarlo.
- 3
Gestiona cada orden de compra
En cada orden, su propio menú te deja Ver consumo, Editar, Cerrar o Reabrir, y Anular.
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Elimina con cuidado
No puedes eliminar un convenio que tenga órdenes de compra: primero elimínalas. Y una orden que ya tiene entregas no se elimina: se anula, para conservar el historial.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un convenio en Tribizo?
Es un acuerdo para venderle a un cliente institucional que compra por adelantado, como una universidad o una empresa. Bajo un convenio guardas sus órdenes de compra, llevas el saldo de cada una, controlas los equipos que le prestas en comodato y registras los retiros. Un cliente puede tener uno o más convenios.
¿Qué es una orden de compra?
Es el documento con el que el cliente te compra por adelantado dentro de un convenio: define qué productos te compró, cuántos de cada uno y a qué precio. Cada venta que le haces al cliente va descontando de su orden de compra hasta que se agota.
¿Cuándo me conviene usar un convenio?
Cuando un cliente grande te compra por adelantado con una orden de compra (típico de universidades, empresas y colegios) y necesitas controlar cuánto le queda por recibir, ponerle un precio fijo y, muchas veces, prestarle dispensadores. Para una venta normal del día a día no necesitas convenio: vendes directo al cliente.
¿Qué es el saldo de una orden de compra?
Es lo que al cliente le queda por recibir: la cantidad que compró menos la que ya le entregaste, producto por producto. Cada venta con esa orden baja el saldo automáticamente. Cuando entregas todo, el producto queda Agotado, y cuando se agotan todos, la orden se cierra sola.
¿Cómo creo un convenio?
Entra a Convenios, toca Nuevo convenio, elige el cliente, ponle un nombre (por ejemplo, Convenio Universidad X 2026), define la fecha de inicio y, si quieres, una de término, y toca Crear convenio. El cliente queda fijo: no se puede cambiar después.
¿Cómo le agrego una orden de compra a un convenio?
Abre el convenio y, en la sección Órdenes de Compra, toca Nueva orden. Escribe el folio, agrega los productos con su cantidad y precio, y toca Crear orden de compra. La orden queda Abierta con todo su saldo disponible.
¿Qué es el folio de la orden de compra?
Es el número de la orden de compra del cliente (por ejemplo, OC-2026-001), el mismo que aparece en su documento. Te sirve para identificarla y buscarla. No puede repetirse dentro del mismo convenio.
¿Cómo le vendo a un cliente que tiene convenio?
Vendes como siempre (venta a domicilio, pre-venta, venta en planta, punto de venta o venta en ruta) y eliges al cliente. Si tiene órdenes de compra abiertas con saldo, Tribizo te ofrece elegir una y le carga la venta. El catálogo se filtra a los productos de la orden y el saldo es el tope.
¿La orden de compra fija el precio?
Sí. Cuando vendes contra una orden de compra, el precio lo pone la orden y queda bloqueado: lo ves marcado como Precio OC y no se puede editar a mano. Si en la orden dejaste un producto con precio 0, esa venta usa el precio normal del cliente.
¿Qué es el comodato?
Son los equipos que le prestas al cliente sin venderlos —dispensadores, enfriadores— y que después recuperas. Cada préstamo rebaja tu stock real de la planta y queda anotado como en poder del cliente; cada devolución lo vuelve a sumar a tu stock. Lo registras desde el detalle del convenio, en la sección Comodato.
¿Qué es un retiro y quién lo hace?
Un retiro es cuando recuperas del cliente los bidones vacíos que te debe y los equipos que tiene en comodato. Lo puede hacer el repartidor desde su app (en Venta en ruta, con Retirar) o tú desde el panel, en la sección Retiros del convenio. Si lo hace el repartidor, los bidones vacíos entran a su stock.
¿Dónde veo todos los retiros?
En Retiros Globales, el botón que está arriba en el módulo Convenios. Ahí ves todos los retiros de tu empresa: quién retiró, de qué cliente, cuándo y qué bidones y equipos recuperó. Cada retiro también aparece dentro del historial del convenio del cliente.
¿Puedo eliminar un convenio o una orden de compra?
Sí, pero con reglas para no perder historial. No puedes eliminar un convenio que tenga órdenes de compra: primero elimínalas. Y una orden que ya tiene entregas no se elimina: se anula, para conservar el registro de lo que se entregó.
¿Qué pasa si anulo una orden de compra?
Las entregas que le habías cargado se devuelven al saldo, así la orden vuelve a quedar como correspondía. Por eso, cuando una orden ya tiene ventas, se anula en vez de eliminarse: no pierdes el historial.
¿Quién puede ver y usar Convenios?
Depende de los permisos del perfil con el que entras. Si no ves el módulo Convenios en el menú, pídele al administrador que te dé acceso desde Perfiles Autorizados.